Você está preparado para o home office permanente?

As empresas devem acompanhar a produtividade do profissional, ter regras de segurança e compliance e ainda pensar no novo papel do escritório.

Recentemente nós publicamos no Digitizeme um artigo sobre medidas de governança sanitária necessárias para que as empresas se adaptem ao retorno do trabalho em escritório em tempos de pandemia. Neste contexto, duas questões me parecem certas: a primeira é que, afinal, estamos retomando uma certa normalidade. Por outro lado, esta normalidade não é a mesma de antes. O home office se transformou numa realidade e para muitas companhias deve se tornar permanente. Neste caso, há alguns pontos que devem ser abordados com atenção.

Acredito que a grande discussão nas empresas gira em torno de quatro pilares. O acompanhamento da produtividade do colaborador, a exigência de uma tecnologia robusta de segurança da informação, a adequação às leis e regras de compliance e o novo papel do escritório.

A permanência deste regime de trabalho trouxe à tona um quinto tema que também tem se tornado relevante: as pessoas estão cansadas de trabalhar em casa. O contato social e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional são importantes. Neste sentido, construir uma política de home office assertiva é algo necessário em todas as empresas.

Produtividade

Num primeiro momento, as companhias se preocuparam em como acomodar todos os colaboradores em casa. Agora, nesta segunda onda, a questão é sobre como manter e e aumentar a produtividade. Não cabem mais atitudes do “microgestor”, aquele que está preocupado com os horários de entrada e saída. Ele deve sim pensar em como o colaborador está efetivamente cumprindo prazos, cronogramas e tarefas, sendo o papel do líder pensar mais em colaboração do que em controle.

Neste novo contexto, o uso de tecnologia associada à revisão dos processos de trabalho auxilia nesta mudança. A Logicalis uma metodologia consultiva para auxiliar as empresas no controle das entregas, associando metodologias de gestão ágeis e plataformas tecnológicas para poder medir de maneira objetiva possíveis quedas de rendimento. Hoje em dia, já é possível saber se o desempenho do funcionário caiu ou se KPIs estão no mesmo nível pré-pandemia.

O gestor, neste contexto, tem o desafio de ficar atento para identificar os picos e quedas de desempenho, ajudando o profissional a superar este momento. Além das questões relacionadas ao trabalho diário, o gestor deve ficar atento também com a saúde física e mental do colaborador.

Segurança da informação

A segurança da informação já era um ponto crucial. Sob a luz da LGPD, tornou-se crítica, especialmente quando falamos de dados trafegados nas casas das pessoas. Além de questões de segurança relacionadas à conectividade, vejo como um desafio proteger os dados e documentos da empresa. Ter uma política de TI para a criação de ambiente protegidos é essencial neste momento.

Se um funcionário usa um notebook da empresa, ela tem como restaurar arquivos importantes sobre negociações, bem como a troca de e-mails e mensagens. Mas se o usuário usa o seu computador pessoal, este tipo de acesso é mais restrito. Se ele envia, por exemplo, uma proposta comercial por WhatsApp, esse acesso é impossível por conta da criptografia. Por isso é tão importante criar políticas para registrar em logs toda a comunicação dos colaboradores, tanto para público interno como para o externo, bem como pensar em formatos modernos para o armazenamento dos documentos e plataformas corporativas de comunicação e colaboração que ofereçam segurança e controle.

Compliance

Neste momento de pandemia, a legislação trabalhista está sendo flexibilizada. Mas já vejo clientes se preocupando em como se adaptar para um regime de home office permanente. Existe um risco inerente a este cenário que é o “trabalho infinito”, ou seja, quando o colaborador enfrenta longas jornadas de trabalho causada pela dificuldade de separação entre o pessoal e profissional.

Este problema deve ser encarado de maneira séria uma vez que traz riscos às empresas e aos profissionais. Por exemplo, embora a legislação do teletrabalho não prevê o pagamento de horas extras, há interpretações divergentes. Se a empresa conta com um mecanismo de controle de horas e de monitoramento do trabalho remoto, ela pode ser enquadrada no regime de pagamento de horas extras. Este fator foi um dos que mais fizeram crescer o número de processos trabalhistas movidos desde o início da pandemia

Além disso, os especialistas apontam que o excesso de trabalho prejudica a produtividade. As empresas devem combater essa prática e zelar pela qualidade de vida. Existem empresas, por exemplo, que se utilizam de políticas de controle mais rígidas onde o departamento de TI pode configurar o computador para ser desligado remotamente após o fim da jornada de trabalho estabelecida por contrato. O usuário recebe, claro, uma notificação do sistema operacional alguns minutos antes. Em outros casos, as políticas são mais flexíveis onde cabe ao funcionário informar seus horários de trabalho através de um sistema de apontamento de horas.

De qualquer maneira, é importante que as empresas estejam atentas à adequar-se ao modelo que melhor se encaixe em suas políticas, normas e cultura empresarial.

O novo papel do escritório

A tendência é que o escritório passe a ser uma zona de convivência, um instrumento para disseminar a cultura da empresa. Já ouvi clientes falando que alguns de seus colaboradores, recém contratados, ainda não encontraram presencialmente com os seus gestores. É fato que o trabalho presencial aumenta a identificação do colaborador com a empresa, bem como o sentimento de pertencimento a uma equipe.

Acredito que ao invés do escritório ser um local de estações de trabalho e mesas para todos os colaboradores, neste modelo híbrido de trabalho, os escritórios deverão ter posições rotativas e ainda mais salas de reunião e espaços de convivência, onde as equipes se juntarão para a realização de atividades que fortaleçam a criação de times de alto desempenho.

Neste contexto ferramentas de colaboração capazes de conectar estes espaços com membros da equipe que se encontram remotos e ferramentas como design thinking ganham uma expressiva importância no dia a dia corporativo.

O fato é que devemos nos acostumar a um regime de trabalho onde parte das atividades serão remotas e parte presencial. O desafio é encontrar o ponto ótimo de equilíbrio de maneira a preservar a coerência das equipes e definir tarefas e atividades que fazem sentido para cada tipo de situação.

A Logicalis tem ajudado as empresas a tomar esta decisão através de metodologias consultivas e um aporte tecnológico para cada tipo de trabalho evidentemente respeitando os desafios sanitários impostos pela COVID-19, promovendo uma redefinição do papel do escritório de maneira segura. Somente ao criar estratégias e repensar os modelos tradicionais, vamos conseguir estar unidos para enfrentar esse momento tão desafiador.